«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 8500 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3100 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.
Wir sind das Ehemaligen-Netzwerk der Universität St.Gallen (HSG) und verbinden in unserem Verein weltweit über 27'000 HSG-Absolventen. Wir begeistern unsere Mitglieder mit jährlich 350 Events, nützlichen Dienstleistungen sowie über 180 Alumni Chaptern und Clubs auf fünf Kontinenten und pflegen den engen Kontakt und die Verbundenheit zur Universität St.Gallen.

Für unsere 10-köpfige Geschäftsstelle suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/-n
Kaufmännische Angestellte/-r HSG Alumni Sekretariat
100%
Deine Aufgaben
  • Erste Kontaktstelle für alle Anspruchsgruppen, insbesondere unserer Mitglieder. Proaktive Bearbeitung, Priorisierung und Koordinierung sämtlicher Anfragen für alle Fachbereiche der Geschäftsstelle
  • Telefon- und E-Mailkorrespondenz in Deutsch und Englisch, Betreuung des Empfangs und tägliche Postbearbeitung
  • Erfassung der Kreditorenrechnungen, Zahlungsverkehr und Fakturierung
  • Verantwortung für die Adressverwaltung, Datenpflege und Retourenbearbeitung
  • Terminkoordination, Reiseplanung, Sitzungsorganisation und -vorbereitung sowie Protokollführung für die Teamleiter/-innen und Vorstand
  • Eigenverantwortliche Organisation von Events sowie administrativer Support
  • Selbstständige Ausführung von übertragenen Projekten
  • Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Event- und Büromaterials sowie für den gepflegten Auftritt unserer Büroräumlichkeiten
Deine Qualifikationen und Erfahrung
  • Kaufmännische Ausbildung und mehrere Jahre Berufserfahrung als Office Manager/-in oder in einer vergleichbaren Funktion
  • Versierter Umgang mit der ganzen MS Office Palette
  • Stilsicher auf Deutsch und Englisch
  • Sehr gute Umgangsformen und sicheres Auftreten
  • Initiative, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeit
  • Rasche Auffassungsgabe und Bereitschaft, mitzudenken
  • Anpackende, zuverlässige und präzise Arbeitsweise
  • Freude an der Arbeit in einem Kernteam mit Festangestellten und studentischen Mitarbeitenden
  • Ein enger Bezug zur HSG ist von Vorteil, da die Arbeit ein gutes Verständnis der Universität und der Bedürfnisse der Alumni und Studierenden erfordert
Für vorgängige Fragen und Auskünfte steht dir Nicole Züblin, Leiterin Finanzen und Services, unter 071 224 30 35 oder nicole.zueblin@unisg.ch gerne zur Verfügung.
Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Tool.
Universität St.Gallen | HSG Alumni | Dufourstrasse 50 |
9000 St.Gallen | www.hsgalumni.ch